Электронный документооборот – шаг в будущее. Часть 1

Одной из постоянных задач современного бизнеса является оптимизация и повышение эффективности бизнес процессов. Цифровая трансформация бизнеса, как комплекс мер по глубокому преобразованию бизнес- и операционной модели компаний, помогает успешно эту задачу решать. Процесс цифровой трансформации бизнеса начался не вчера, это общий тренд, характерный для мировой экономики в целом и для российской в частности.

Число компаний, которые в своей деятельности применяют решения в области автоматизации и роботизации рутинных бизнес-процессов неуклонно растет из года в год.

В нашей статье мы рассмотрим способы автоматизации бизнес-процессов, связанных с передачей и согласованием документов между компаниями, иными словами речь пойдет об электронном документообороте или сокращенно ЭДО.

Что такое и для чего нужен ЭДО? Какие задачи ЭДО позволяет решить и какие преимущества получает бизнес?

Давайте рассмотрим каждый пункт по порядку.

Что такое электронный документооборот и как он работает?

Электронный документооборот (ЭДО) — совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде без использования бумажных носителей.

Для юридического признания документа необходимо, чтобы документ был заверен электронной цифровой подписью.

Можно выделить две группы электронных документов:

1. Неформализованные документы – письма, заявки, доверенности, договоры, прочая аналогичная документация. Они свободны от жесткого регулирования со стороны законодателя. Другими словами, это документация, используемая компаниями в гражданско-правовых отношениях и не представляющая интереса для контролирующих органов.

2. Формализованные документы – это документы, формы и формат обмена которыми утверждены законодательством (создаются по формату ФНС). Формализованные документы напрямую влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение форм и формата передачи таких документов имеет существенное значение. К формализованным документам относятся:

• Счет-фактура;
• Накладная по форме ТОРГ-12;
• Универсальный передаточный документ (УПД);
• Акт приемки-сдачи услуг или работ;
• Корректировочная счета-фактуры и УПД.

По сути, возможны два способа электронного документооборота.

Первый вариант реализуется через заключение отдельных договоров об ЭДО с контрагентами и последующего обмена документами, заверенными простой электронной подписью, посредством электронной почты.

И второй вариант, наиболее распространенный в России, через специализированного оператора электронного документооборота. Документы, передаваемые через оператора, заверяются квалифицированной электронной подписью. Перечень операторов ЭДО, включенных в реестр доверенных операторов юридически значимого ЭДО можно найти на сайте ФНС.

Современные операторы ЭДО предоставляют решения, обладающие большим набором функциональных возможностей, выходящими за рамки стандартного подписания и обмена документами. Системы ЭДО операторов, кроме всего прочего, позволяют хранить документы на серверах