Электронный документооборот – шаг в будущее. Часть 2

В нашей статье мы рассматриваем способы автоматизации бизнес-процессов, связанных с передачей и согласованием документов между компаниями, иными словами речь пойдет об электронном документообороте или сокращенно ЭДО. Что такое и для чего нужен ЭДО? Какие задачи ЭДО позволяет решить и какие преимущества получает бизнес?  

Задачи, которые позволяет решить ЭДО и преимущества его использования.

Главная задача ЭДО – это повышение эффективности бизнес-процессов за счет автоматизации процесса работы с документами, включая хранение, подписание и обмен верифицированными документами.

Отсюда же вытекают преимущества, которые получает компания, используя ЭДО. Давайте рассмотрим основные:

Снижение трудозатрат на работу с документами.

Действительно, ЭДО позволяет существенно сократить время на подготовку, согласование (внутри компании), подписание и доставку документов до получателя, тем самым высвобождая рабочее время для решения других задач, а значит, способствуя повышению производительности труда.

Кроме того, использование ЭДО снижает прямые расходы на обработку, хранение и доставку документов.

Дополнительная система контроля за корректностью формализованных документов.

Встроенные механизмы сверки информации позволяют сократить количество и ошибок, и, соответственно, трудозатрат на их исправление.

Интеграция ЭДО с корпоративными информационными системами.

Фактически, имеющиеся в данный момент на рынке ЭДО решения могут быть свободно интегрированы в большинство корпоративных учетных систем (например, 1С). При этом сотрудники компании могут получать и отправлять документы, не выходя из привычной им корпоративной системы учета. Отметим, что входящие документы не только подгружаются в корпоративную учетную систему, но и учитываются в ней.

Это положительно сказывается на производительности труда в целом.

ДО, как система хранения документов.

Некоторые ЭДО решения на российском рынке помимо основной функции могут предложить компаниям возможность архивного хранения документов. Фактически, компании дополнительно к основным опциям получают услуги по хранению электронных документов (с возможностью доступа к архиву и быстрому поиску нужного документа с любого устройства), что позволяет решить частую проблему потери документов (например, закрывающих документов, договоров).

Повышение общего уровня информационной безопасности.

Это происходит за счет применения ЭДО программами ряда мер, таких как: 

• Разграничение прав пользователей;
• Использование криптографических средств защиты, обеспечивающих шифрование данных при передаче;
• Передача сведений осуществляется по защищенным протоколам (HTTPS);
• Протоколирование действий пользователей;
• Контроль входа (использование специальных средств с электронными ключами и пин-кодами, специальных сертификатов)
  

Часть 1

Часть 3

Информация об аутсортинговой практике Crowe CRS